¿Qué son los correos en frío y qué deberías considerar para usarlos?

Un correo en frío es básicamente cuando le escribes a alguien que no está esperando tu correo y muy probablemente ni siquiera te conozca, buscando ganar algo con ese mensaje, una venta, agendar una cita o dar a conocer tu marca para ir construyendo una relación.
Esto se da mucho en el mundo B2B (business to business) o negocios entre empresas.

El uso de campañas de correos en frío te permite llevar tus productos o servicios a los ojos de personas que pueden necesitarlos, es una estrategía que sirve cómo algo adicional a tu fuerza de ventas.

Esta práctica divide opiniones ya que mucha gente piensa que los correos en frío no sirven y para otras personas es clave para conseguir nuevos prospectos y más adelante clientes.
Lo que es real, es que un correo en frío debe llevar una planeación correcta para que pueda ser efectiva.

Hoy te voy a contar un poco sobre este tema y cómo ha ido evolucionando con el tiempo, además te recomendare una herramienta que utilizo, cómo siempre, me gustaría leer tus comentarios al final del artículo.

¿Cómo surgen los correos en frío?

El concepto de venta en frío tiene mucho tiempo, es similar a lo que mencioné arriba, la venta en frío es cuando se busca vender algo a un extraño, antes de tener la tecnología con la que contamos hoy, habia 2 tipos de venta en frío:

Mensajería en frío. Esto era cuando las empresas enviaban catálogos o material publicitario a las casas de la gente sin que ellos lo solicitaran.

Llamadas en frío. Cuando la gente tuvo más acceso al teléfono llegaron las llamadas en frío, esto sigue siendo una práctica popular el día de hoy, pero ha bajado mucho por tantos fraudes que se hacen por teléfono junto con políticas de privacidad más estrictas.

La llegada del internet y el uso masivo del correo electrónico abrió una nueva puerta, los correos en frío, el mismo caso, comunicarse con alguien que no espera nuestro mensaje, esperando obtener algo, en muchas ocasiones una venta o llevar a la persona al funnel de ventas.

¿Por qué mucha gente piensa que los correos en frío no sirven?

Es verdad que mucha gente no responde, incluso en muchas ocasiones ni siquiera abre los correos fríos que reciben, pero en la mayoría de casos se da por una planeación incorrecta del correo en sí, desde el título y el cuerpo del mensaje hasta lo que buscan comunicar y la llamada a la acción pero lo más importante, la segmentación.

Ejemplo real de un caso de uso incorrecto

Un ejemplo real es el de una empresa en la que trabajé en China hace varios años, toda la estrategía de correos fríos era incorrecta, desde el comienzo ellos compraban bases de datos o las conseguían de internet, eran archivos con muchos registros pero solo con nombres y correos electrónicos (en muchos casos correos personales), esto hacía imposible saber en qué empresa trabajan, cuál era su industria, su puesto, incluso no se sabía si los correos eran válidos o no.

Otro error era el trabajo manual para enviar todos estos correos, cientos o miles por día, la mecánica era tener una plantilla con el cuerpo del mensaje y pegarlo en cada correo que mandaban, si tenían el nombre de la persona solo la cambiaban en cada correo, también se pegaba el título del mensaje. Esta acción se repetía cientos de veces por hora.

El cuerpo del mensaje era de lo peor, en verdad a veces no se de donde saca ideas la gente para llamar la atención en los correos, pero bueno, básicamente usaban 3 o 4 colores de texto, 2 o 3 tipografías, muchos signos de exclamación y muchas negritas. Eso sin mencionar textos muy largos, solo hablando de la empresa y sus productos. Un desastre total.

A pesar de las malas prácticas en todo momento, a veces había gente que respondía los correos, e incluso me tocó ver que un par consiguieron llegar a la etapa de cotización, pero hasta allí.

A diferencia de los que la gente de ventas creía, «que estaban llegando a mucha gente y reforzando su marca» la verdad era que su dominio estaba todo el tiempo en riesgo de reportes de spam y la mayoría de la gente a la que le escribían no necesitaba el producto que vendiamos.

La situación que acabo de contar es la que se imagina muchas veces la gente al escuchar correos en frío.

¿Cómo crear una campaña de correos fríos que funcione?

Bueno, ya vimos lo que no se debe hacer, así que ahora vamos a ver las buenas prácticas. Estas son algunas cosas que debes tomar en cuenta al crear una campaña de correos en frío.

Segmentación

Lo más importante es la segmentación, es decir tenemos que determinar a quién queremos llegar, mientras mejor sea nuestra segmentación más posibilidades tenemos de que nuestro correo sea leído e incluso respondido. Para este punto es necesario investigar la información que vamos recolectando, si vendes servicios relacionados a marketing para empresas en el sector turístico, lo más lógico es que crees una base de datos de contactos en hoteles, restaurantes, agencias de viajes, tour operadoras, museos, etc.

En este punto no es solo conseguir el correo y ya, mientras más sepamos de la persona o empresa a la que escribimos es mejor. Quiero dejar algo claro, el envío de correos en frío no necesariamente debe ser masivo, no tienes que enviar 1000 al día, ya que la única forma de envíar tantos correos en frío es cayendo en las malas prácticas. Debes de tomar esto en serio como cualquier otro proceso de ventas.

Personalización

Este punto también es clave, cuando estás buscando prospectos para tu base de datos, también puedes agregar a tu base puntos que puedan reflejar que conoces la empresa y que tienes una idea de lo que están haciendo. En estos puntos puedes incluir información como ubicación, misión de la empresa, incluso mencionar en que los que podrías ayudar, es muy posible que encuentres diferentes áreas de oportunidad en diferentes prospectos y allí es donde la personalización entra en juego.

Las herramientas de correo en frío hoy en día tienen funciones muy útiles para maximizar las posibilidades de que tu correo sea abierto. Volviendo al tema que acabo de mencionar de anotar los puntos en los que puedes ayudar, esto es muy importante porque vas a poder agregar esas notas al cuerpo del correo en forma de algo llamado atributos, es decir que en tu plantilla de correo puedes insertar información que se toma automáticamente de la base de datos, déjame mostrarte un ejemplo.

Así es como se ve tu plantilla:

Hola (nombre de prospecto), me dedico a los temas de marketing digital para el sector turístico en (estado del prospecto) y me llamó mucho la atención la cuenta de Instagram de (nombre de la empresa), todos los cambios que está teniendo Instagram hacen que sea difícil estar actualizados, estoy seguro que podría aportar mejoras a sus campañas por medio de (solución al problema que encontraste). En nuestra agencia buscamos trabajar con empresas que (valores de la empresa).

Así es como el usuario ve tu correo:

Hola Mike, me dedico a los temas de marketing digital para el sector turístico en Jalisco y me llamó mucho la atención lo bien que llevan el contenido en las redes de Tres Pandas, todos los cambios que están teniendo Instagram y las otras redes hacen que sea difícil estar actualizados, estoy seguro que podría aportar mejoras a sus campañas por medio de una estrategía de contenido con producción de audiovisual y capacitación constante al equipo de ventas. En nuestra agencia buscamos trabajar con empresas que estén comprometidas con el medio ambiente y el comercio justo.

Las negritas son solo para resaltar el ejemplo, la información que se inserta dentro de los paréntesis es tomada de la base de datos, es por eso la importancia de trabajar bien en ese tema.

Así se vería la tabla en donde tienes la información de tus prospectos.

Automatización

El tema de la automatización es algo que ya tengo por default en la mente, seguramente ya te diste cuenta si sigues mi blog. Hay varias partes en donde se pueden usar flujos automáticos en la preparación de correos en frío.

La primera parte es al construir el flujo de los correos, y aquí es donde comienza la diversión, cuando digo los flujos de correos me refiero a las acciones que pasarán cuando una persona entre a tu campaña de correos fríos.

Esto se refiere al conjunto de acciones que van determinando el envío de los correos y van calificando al prospecto, en la mayoría de las plataformas de campañas de correos en frío podemos encontrar estos acciones:

Comienzo. Es la parte principal de cualquier campaña.

Envío de correo. Esta es la parte principal de los flujos, aquí es donde puedes crear los correos que se van a enviar, puedes agregar variables de los correos, es decir una versión A y una B o C, básicamente el mismo correo con diferentes palabras y ver cuál tiene mayor apertura, también puedes agregar enlaces a los que les puedes dar seguimiento, y algo muy importante, en esta parte es donde se agregan los atributos que mencioné en la tabla de arriba. Aquí también se agregan los enlaces para darse de baja de la secuencia de correos.

Trigger o disparador. El trigger va a reconocer si el correo fue abierto o no y si se dio clic en alguno de los enlaces y en base a eso se determinará la siguiente acción, aquí es posible especificar cuánto tiempo va a esperar el sistema para validar que se realizó alguna acción.

Delay o retraso. El delay nos permite retrasar el envío de un correo por varios días, horas o minutos, se puede agregar después de un correo o un trigger. Esto se usa para agregar una pausa natural y evitar que la secuencia sea molesta para los prospectos.

Goal o meta. Aquí termina la campaña, con esto puedes definir la meta a la que quieres llegar con tu campaña. Al finalizar la campaña podrás ver cuantas veces se llegó a la meta y que prospectos lo hicieron.

Al utilizar estas accioes podemos crear un flujo en el que si el prospecto no abre el primer correo, se le manda un segundo varios días despues y si pasa lo mismo, un tercero.

Horarios de envío

Es importante revisar los mejores horarios de apertura de correos, hay muchas fuentes en internet para hacerlo, además debes tomar en cuenta que los fines de semana y horarios fuera de oficina pueden disminuir la tasa de apertura, puedes programar los horarios y días de tus campañas.

Análisis de los resultados

Es muy importante que revises las estadísticas de tus campañas para que puedas mejorarlas en el futuro, siempre hay algo que aprender en el comportamiento de los prospectos y eso es clave para acercarte a tus objetivos.

Elegir la plataforma adecuada

Tu elección de la herramienta de campañas de correos puede marcar la diferencia entre una campaña exitosa y una que no lo sea. Existen varias empresas en el mercado como Saleshandy, Woodpecker, o Mailshake, yo uso Snovio (no soy afiliado, simplemente comparto la herramienta porque en verdad me gusta mucho).

Snovio tiene varias funciones muy interesantes como una extensión que te ayuda a encontrar prospectos en LinkedIn, también te permite preparar cuentas de correo nuevas para evitar que lleguen como spam, otra cosa que puedes hacer con Snovio es verificar correos electrónicos para evitar mandar a direcciones que no están en uso y algo de lo que más me gusta es su CRM. Si quieres conocer otras herramientas que recomiendo puedes visitar este artículo.

Cómo puedes ver, hay una gran diferencia entre el ejemplo de las campañas de correo frío de la empresa en la que trabaje y la campaña que se podría crear siguiendo los pasos que mencione. El correo frío no va de salida, más bien necesitamos entenderlo y aprovechar sus beneficios.

Voy a dejar hasta aquí el artículo, si veo que hay interés voy a escribir la segunda parte en donde podría mencionar los pasos específicos y las mejores prácticas a seguir para crear una campaña de correos fríos, desde cómo se escribe el cuerpo del mensaje hasta el uso de las variaciones.

Déjame en los comentarios tu opinión acerca de los correos en frío y si te gustaría saber más de este tema.