5 herramientas para administrar proyectos para que dejes de procrastinar

Los últimos 2 meses han estado bastante movidos, por un lado lancé mi podcast y por otro lado comencé 2 nuevos proyectos para clientes, con esto más todo lo demás que estoy haciendo, la carga de trabajo creció y decidí retomar las herramientas para administrar proyectos.

Con el lanzamiento del podcast llegaron nuevas tareas que van desde planear los episodios y programar entrevistas hasta publicar y crear los artes y los audiograms. Con los 2 nuevos proyectos se sumaron cosas como el intercambio de archivos y links de referencia, comentarios en cambios necesarios, asignación de tareas y varias discusiones para darle forma a cada proyecto.

Con todo esto decidí regresar de lleno a las herramientas para administrar proyectos que había probado antes, te voy a contar en general y brevemente como te pueden ayudar y te dejare una lista con algunas recomendaciones gratuitas más y una de paga (las he probado todas jaja).

Bueno ahora si, la primera razón para utilizar alguna de estas plataformas es para mantener todo lo que necesitas en un solo lugar, esto quiere decir que puedes olvidarte de correos electrónicos y cientos de mensajes de WhatsApp con links de Google Drive para comentar de algún cambio a tu proyecto o enviar las fotos editadas, etc. etc.

via GIPHY

Todas estas plataformas cuentan con secciones en donde puedes ir colaborando con otras personas, en esos espacios puedes agregar archivos y los demás pueden comentar en ellos, también puedes simplemente anotar algo y comenzar una discusión allí mismo, esta se va acomodando en orden cronológico y se queda guardada, así que puedes volver a consultarla o conservarla como referencia para el futuro.

Otra maravilla de trabajar de esta forma es la posibilidad de asignar tareas a diferentes usuarios, con esta función puedes pedirle a una persona especifica de tu proyecto que se encargue de una determinada tarea, puedes incluir una fecha limite y además sub-tareas que deben ser realizadas para que la tarea principal sea considerada como terminada.

De esta forma, cada persona de tu equipo puede entrar y ver que se le ha asignado y trabajar en eso para entregar dentro de la fecha marcada. Esto también puede usarse con clientes, en cualquier proyecto el cliente es parte esencial de los avances así que el poder asignarle tareas de una forma sencilla y clara ayuda mucho para poder avanzar.

Algo más que me ayuda a tener una vista clara de los proyectos y su avance es el metodo Kanban (desarrollado por Toyota en 1947), todas las plataformas que menciono en este artículo lo incluyen, el concepto de Kanban es famoso por ser muy fácil de utilizar, actualizar y asumir por parte del equipo. Además, por ser una técnica de gestión de las tareas muy visual, que te permite conocer el estado de los proyectos con una vista rápida, así como también revisar el desarrollo del trabajo de manera efectiva.

Un punto importante son las notificaciones, si estas utilizando algunas de estas aplicaciones en tu computadora ya sea en web o si bajaste el programa, puedes recibir notificaciones de recordatorios de tareas o de algunas acciones que otro usuario ha llevado a cabo como algún comentario o subir un archivo.
Las notificaciones también funcionan en el celular si bajas la aplicación, así que aunque estes lejos de tu escritorio puedes estar enterado de que esta pasando con tu proyecto.

Listo, ya que te conté un poco lo que puedes hacer con estas aplicaciones, te dejo una lista de las que más me han gustado y que son muy reconocidas en el mercado.

1. Trello

Esta es una de las plataformas más populares para darle seguimiento a proyectos personales o en equipo, la conocí más o menos en 2013 por su mascota llamada Taco que me apareció varias veces al buscar este tipo de herramientas en Google.

Trello es muy fácil de usar, los tableros son simples para una navegación sin complicaciones y su versión gratuita te permite invitar usuarios y llevar varios proyectos a la vez.

2. ClickUp

ClickUp es famosa por su obsesión en ahorrarle tiempo a la gente y por tener una interfaz muy amigable y colorida pero al mismo tiempo una gran lista de herramientas internas como uso de hojas de cálculo, contador de tiempo, chats internos y muchísimos templates para tus proyectos.

Como dato adicional, esta empresa acaba de recibir una inversión de 100 millones de dólares hace unos meses llevando su valuación al billón de dólares.

3. Asana

Asana es un rockstar en esta categoría, la utilizan compañías como Pinterest, Dropbox, Airbnb, Uber y otras empresas de talla mundial, ha sido muy aceptada en el mercado por la gran flexibilidad que ofrece para darle seguimiento a prácticamente cualquier tipo de proyecto. Su versión gratuita incluye hasta 15 usuarios.

4. Meister Task

Meister Task es una solución que también te puede ayudar con proyectos para empresas más grandes y procesos más complejos, su popularidad radica en su interfaz simple pero intuitiva (todo se construye a base de bloques), su nivel de personalización y su arsenal de herramientas internas.

5. Notion

Notion es una herramienta muy diferente, se puede explicar cómo un SaaS (software as a service) diseñado para concentrar toda la información y documentos que necesitas para lograr tus objetivos. Notion funciona de manera muy simple como un sistema piramidal de páginas que están todas conectadas y que pueden tomar una amplia variedad de formatos.

Notion tiene un gran enfoque en la parte visual, todo luce muy bien, moderno y con opciones de agregar iconos e imágenes por todos lados. Un punto extra al usar Notion es que puedes compartir proyectos como si fueran páginas web, puedes incluso usarlo para compartir ideas con todo el mundo, te dejo un ejemplo aquí.

Bonus

Nifty

Nifty es una joya para mi, comencé a usarla el año pasado y honestamente estoy muy contento, no la incluí en la lista por que no ofrece una versión gratuita, pero es una gran herramienta.

Lo que más me ha gustado al utilizar Nifty es:

• El poder chatear con las personas de un proyecto dentro de la aplicación, esto hace que no tengamos que usar WhatsApp cuándo tenemos duda con algún tema, cada tarea puede tener su propia discusión.
• La sección de reportes.
• La posibilidad de crear una reunión de zoom con un solo clic y sin necesidad de enviar ligas e información de acceso, al crear una reunión la aplicación envía automáticamente la información a los integrantes de ese proyecto.

El precio de Nifty comienza en 39 dólares por mes, incluye 10 usuarios y básicamente todas las funciones que necesitas para llevar tus proyectos, existen 2 planes más costosos que incluyen algunas opciones adicionales.

Ahora es tu turno, ¿tú usas alguna herramienta para administrar tus proyectos? ¿crees que te ayudaría comenzar a trabajar con alguna de estas plataformas? déjame tu opinión en los comentarios.